Integritetspolicy

FÖRETAGETS DATASKYDDSBESKRIVNING (Integritetspolicy) FÖR KUNDREGISTER

Registerhållare och kontaktadress

Offix AB

S:t Eriksterrassen 72B

112 34 STOCKHOLM

Telnr. 08-764 53 00

Email: info@offix.se

Registrets namn

KUNDREGISTER

Vad är den rättsliga grunden för och syftet med hanteringen av personuppgifter?

Grunden för hantering av personuppgifter är att företaget har ett berättigat intresse på grund av en kundrelation och för att genomföra ett avtal.

Vi behandlar personuppgifter i samband med förberedelse för avtal/beställningar (potentiella kunder, leverantörer eller samarbetspartners) samt för administration och genomförande av ingångna avtal/beställningar (nuvarande och tidigare kunder, leverantörer eller samarbetspartners).

Personuppgifter om kunder som är privatpersoner behandlas för att uppfylla våra skyldigheter enligt avtalet/beställningen med den registrerade såsom hantering av betalning, leverans och hantering av reklamations- och garantiärenden.

Syftet med hantering av personuppgifter är baserat på:

leveransen och utvecklingen av våra varor och tjänster
uppfyllande av våra kontraktsenliga och andra löften och skyldigheter
skötsel av kundrelationer
elektronisk direktmarknadsföring

Vilka uppgifter hanterar vi?

I samband med kundregistret hanterar vi kundens och kundens kontaktuppgifter som:

den registrerades grunduppgifter namn, kundnummer.
den registrerades kontaktuppgifter som e-postadress, telefonnummer, adressuppgifter.
uppgifter om företaget och företagets kontaktpersoner och kontaktpersonernas namn, kontaktuppgifter.
uppgifter om kundrelation och avtal/beställningar, kontaktpersonernas namn och kontaktuppgifter.
övriga uppgifter som exempelvis betaltjänster och konto.
annan eventuell information som samlats in med den registrerades samtycke.

Utan nödvändiga personuppgifter kan vi inte distribuera produkten och/eller tjänsten.

Varifrån kommer uppgifter?

Vi får uppgifter huvudsakligen från följande källor: den registrerade själv, befolkningsdataregistret, myndigheter, kreditupplysningsföretag, leverantörer av kontaktinformationstjänster och webbaserade uppföljningsverktyg.

För de ändamål som beskrivs i detta datasekretessförfarande kan personuppgifter också samlas in och uppdateras från allmänt tillgängliga källor och baserat på den information från myndigheter eller andra tredje parter inom ramen för gällande lagar och förordningar. Uppdatering av denna typ av information utförs manuellt.

Till vem överlåter vi uppgifter och överlåter vi uppgifter innanför EU eller EES?

Vid hantering av personuppgifter använder vi oss av samarbetspartners inom IT- och marknadsförings- och kommunikationstjänster.

Under tvingande omständigheter kan uppgifter lämnas ut till myndigheter.

Vi överlåter inga personuppgifter utanför EU/EES-området.

Hur skyddar vi uppgifterna och hur länge lagrar vi dem?

Uppgifterna används i databaser som skyddas av brandväggar, lösenord och andra tekniska åtgärder. Vi lagrar personuppgifter så länge som det är nödvändigt på grund av användningssyftet.

Vi utvärderar regelbundet behovet av datalagring med beaktande av relevant lagstiftning. Dessutom vidtar vi rimliga åtgärder för att säkerställa att inga oförenliga, föråldrade eller felaktiga personuppgifter lagras i registret om den registrerade. Vi raderar eller korrigerar sådana uppgifter.

Marknadsföring

Offix behandlar e-postadresser för att genomföra direktmarknadsföring av bolagets produkter och tjänster. Uppgifterna behandlas på grundval av vårt legitima intresse av att upprätthålla en kontaktlista, upprätthålla affärskontakter och för att kommunicera med den registrerade som en affärskontakt. Vi bedömer som utgångspunkt att dessa legitima intressen överväger den registrerades intresse av att uppgifterna inte behandlas.

Vi köper i vissa fall in information från adressleverantörer som omfattar bl.a. företagsnamn, personnamn, e-postadresser, titel/tjänst, bransch, etc.) Det gör vi i första hand för bedriva marknadsföring och/eller för annan kommunikation med en viss målgrupp som vi bedömer har behov och/eller intresse av de produkter och/eller tjänster som vi erbjuder.

I direktmarknadsföringen kan mottagaren alltid avregistrera sig i det aktuella utskicket genom att klicka på avregistrera (längst ner i utskicket).

Gallring av personuppgifter

Personuppgifter lagras inte längre än det är nödvändigt för att kunna uppfylla syftet med behandlingen. Vi gallrar personuppgifter löpande när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för. Som utgångspunkt innebär detta att personuppgifter endast bevaras till dess att Offix och den registrerades samtliga mellanhavanden är slutligt reglerade.

Överlämning av personuppgifter

Vi kan komma att dela personuppgifter med våra personuppgiftsbiträden. Våra personuppgiftsbiträden behandlar personuppgifter för Offixs räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hanterar transporter och leveranser, marknadsföring och IT-tjänster, webbplattform med betaltjänster.

Offix upprättar skriftliga avtal med bolagets personuppgiftsbiträden. Enligt dessa avtal garanteras säkerheten för de personuppgifter som behandlas och personuppgiftsbiträdet åtar sig att följa våra säkerhetskrav och krav rörande internationell överföring av personuppgifter.

Vi kan komma att dela personuppgifter med tillverkare, leverantörer och återförsäljare för administrativa ändamål avseende kunder och kontaktpersoner samt för direktmarknadsföring av Offix’s produkter. Om sådan delning sker är bolagen som tar emot uppgifterna personuppgiftsansvariga för personuppgifterna.

Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Som registrerad har du rätt att kontrollera de uppgifter som sparats om dig i personregistret och kräva att felaktiga uppgifter korrigeras eller raderas om det finns laglig grund för detta.

Som registrerad har du i enlighet med dataskyddsförordningen (tillämpas från 2018-05-25) rätt att invända mot hantering eller begära begränsning av hanteringen av dina uppgifter samt lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet gällande hanteringen av dina personuppgifter.

Som registrerad har du rätt att när som helst invända mot hantering.

Vem kan du kontakta?

Alla kontakter och förfrågningar gällande denna beskrivning skall göras skriftligt till angiven post eller emailadress.

Om du anser att Offix bryter mot gällande personuppgiftslagstiftning har du möjlighet att vända dig till Datainspektionen.